Как приложение к регламенту упрощает работу с ним: пример Газпром
Рабочий регламент должен помогать сотрудникам, но иногда его долго читать, трудно понять и невозможно запомнить. Приложение к регламенту облегчает восприятие и экономит время сотрудников. Рассказали в статье о его преимуществах.
В корпорациях десятки рабочих процессов. Компания описывает их в регламентах, положениях или инструкциях. Они выполняют роль корпоративной Википедии: знакомят новичков с процессами и помогают сотрудникам не забывать детали. От оформления регламента зависит то, каким он будет в работе. Длинный текст без иллюстраций и навигации затрудняет, а не упрощает работу.
Что придумали
Мы понимаем, что регламент — это рабочий материал, который компания может собирать несколько лет. И не предлагаем переписывать или сокращать его. Вместо этого мы создаем приложение. Это отдельный документ с ключевыми смыслами, буфер между сотрудником и регламентом. Информация повторяет структуру регламента и содержит отсылки к нему, но ее легко читать и удобно использовать.
Как мы визуализировали положение о закупках Газпрома
1. Организовали данные Изучили все материалы и выделили ключевые смыслы. Переработали формулировки, сократили текст и собрали в таблицу смыслы для макета. 2. Продумали структуру и логику Собрали компоновку и прототип, представили сценарий чтения, навигацию и акценты. Например, указали пункты положения рядом с абзацами, где профильным специалистам понадобится более подробная информация. 3. Отрисовали иллюстрации и собрали все в единый чистовой макет 4. Адаптировали форматы Газпром использует макеты двумя способами:
Электронная версия: на корпоративном портале для сотрудников есть список-плитка из тем макетов. Пользователь выбирает тему, кликает и попадает в макет.
Печатная версия формата А5: блокнот из 35 макетов, который удобно взять с собой в командировку.
Результат
Клиент получил удобную сокращенную версию положения о закупках. Она облегчает сотрудникам знакомство с процессом, упрощает коммуникацию и экономит рабочее время. Теперь сотрудник Газпрома понимает картину в общих чертах и переходит к конкретному пункту положения для подробностей. Новички знакомятся с процессом закупок в макетах, а позже, при необходимости, проясняют детали в большом положении.
Вывод
Качество рабочих материалов — положений, регламентов, инструкций, напрямую влияет на эффективность сотрудников. Поэтому их нужно создавать в удобной визуальной форме. Хотите упростить сотрудникам работу с регламентом? Приходите на бесплатную консультацию за подходящим решением!